Już 31 lipca 2021r. biura rachunkowe zostaną włączone do kategorii instytucji obowiązanych, o których mowa w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (ustawy AML). Podmioty objęte przepisami ustawy AML powinny wprowadzić tzw. Procedurę Wewnętrzną oraz wywiązywać się z szeregu obowiązków, które nakładają regulacje dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W dzisiejszym artykule przedstawiamy środki bezpieczeństwa finansowego, które będą musiały zostać zastosowane przez każde biuro rachunkowe.
Co należy zrobić będąc instytucją obowiązaną
Biuro rachunkowe w zakresie w jakim zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych powinno stosować środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBP). W pierwszej kolejności biuro powinno zidentyfikować klienta oraz osobę upoważnioną do działania w jego imieniu oraz zweryfikować tożsamość tych osób. Weryfikacja powinna się opierać na potwierdzeniu danych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła. Należy także dokonać identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podjąć czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli. Od niedawna to zadanie jest bardzo ułatwione, ze względu na funkcjonowanie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Instytucja obowiązana ma także obowiązek oceny i bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klienta. Ustawa AML daje instytucjom obowiązanym prawo przetwarzania informacji zawartych w dokumentach tożsamości i sporządzania ich kopii. Jeszcze przed nawiązaniem stosunków gospodarczych klient powinien zostać poinformowany o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach instytucji obowiązanej w zakresie przetwarzania danych.
Intensywność stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego
Biura rachunkowe powinny stosować wszystkie wymienione w ustawie AML środki bezpieczeństwa finansowego. W zależności jednak od dokonanej oceny ryzyka intensywność ich stosowania będzie różna. W przypadku niższego ryzyka prania pieniędzy biuro może stosować uproszczone ŚBF. Analogicznie, jeżeli ryzyko prania pieniędzy będzie wyższe, należy zastosować wzmożone ŚBF.
Intensywność zastosowanych środków powinna być również wyższa w dwóch innych przypadkach. Pierwszy z nich to sytuacja, w której klient pochodzi lub ma siedzibę w państwie wysokiego ryzyka. Drugi przypadek obejmuje nawiązanie stosunków gospodarczych z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, osobami znanymi jako ich bliscy współpracownicy oraz członkami ich rodzin.
Time to say good bye…
Jeżeli biuro rachunkowe nie może zastosować któregokolwiek ze środków bezpieczeństwa finansowego umowa z klientem nie powinna zostać zawarta. Co więcej, jeżeli stanie się tak już po rozpoczęciu świadczenia usług, taką umowę należy rozwiązać. Taka sytuacja może również być podstawą do przekazania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy.
Jeżeli biuro rachunkowe takie podejrzenie poweźmie, powinno przekazać informację w terminie 2 dni roboczych. Informacja powinna zawierać dane identyfikacyjne, posiadane informacje o ryzyku prania pieniędzy oraz uzasadanienie.
Procedury i szkolenia
Biura rachunkowe powinny wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Powinna ona określać szczegółowo między innymi czynności i działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy, zasady rozpoznawania i oceny tego ryzyka, zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, przechowywania dokumentacji. Należy także pamiętać o konieczności zapewnienia udziału osób wykonujących obowiązki przewidziane w ustawie AML w programach szkoleniowych.
Zachowanie tajemnicy
Biura rachunkowe, ich pracownicy i inne osoby działające w ich imieniu i na ich rzecz powinny pamiętać o obowiązku zachowania w tajemnicy faktu przekazania właściwym organom informacji dotyczących prania pieniędzy, Zachowanie tajemnicy dotyczy również informacji o prowadzonych analizach. Obowiązek ten nie dotyczy przekazywania informacji pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami w zakresie informacji przekazywanych w celu zaprzestania przez klienta prowadzenia działalności sprzecznej z prawem lub powstrzymania klienta od podjęcia takiej działalności
Darmowy kurs
Na swojej stronie Generalny Inspektor Informacji Finansowej zamieścił darmowy kurs „Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu”. Można go znaleźć pod adresem: https://kursy.tomorrow.pro/login/index.php.
Kurs jest formą szkolenia realizowanego na rzecz pracowników instytucji obowiązanych, w tym biur rachunkowych. Osoba zainteresowana uzyskaniem dostępu do kursu powinna: posiadać konto internetowe, zapoznać się z informacją Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o zasadach uczestnictwa w kursie, wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz wypełnić i przesłać pocztą elektroniczną formularz ankiety znajdujący się na stronie pod ww. adresem internetowym. Kurs zawiera również część testową. Zaliczenie testu skutkuje otrzymaniem drogą elektroniczną zaświadczenia o ukończeniu kursu.
Napisz do Nas jeżeli chcesz otrzymać bezpłatnie specjalnie opracowaną Wewnętrzną Procedurę do stosowania w Twoim Biurze Rachunkowym wraz z wzorami dokumentów oraz praktycznym poradnikiem.