Do kategorii instytucji obowiązanych, o których mowa w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (ustawy AML) zostaną niedługo włączone biura rachunkowe. Każdy przedsiębiorca wie, jak ważne dla jego biznesu jest rzetelne i prawidłowe wywiązywanie się ze zobowiązań podatkowych. Od profesjonalnego, godnego zaufania biura rachunkowego zależy bezpieczeństwo i powodzenie jego działalności gospodarczej. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest jednak związane z wieloma dodatkowymi obowiązkami. Nie wszyscy właściciele biur rachunkowych zdają sobie z tego sprawę. Można się spodziewać, że prędzej czy później wszystkie działające na rynku biura otrzymają wyraźny sygnał, jak ważne jest przestrzeganie ustawy AML. Warto zadbać, żeby ta lekcja nie okazała się bardzo bolesna i kosztowna.
Do 5 lat za kratkami i do 1 mln zł kary
Niedopełnienie obowiązków, które ciążą na osobie działającej w imieniu lub na rzecz biura rachunkowego jest zagrożone surową karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Nawet działając nieumyślnie podlega się karze grzywny. Takie same kary mogą zostać wymierzone jeżeli informacje zgromadzone zgodnie z ustawą zostałyby ujawnione osobom nieuprawnionym oraz tym których transakcja dotyczy. Samo zakwalifikowanie do kategorii podmiotów obowiązanych powoduje, że pojawia się ryzyko niewywiązania się z obowiązków i poniesienia z tego tytułu odpowiedzialności karnej. Osoby działające w imieniu lub na rzecz biura rachunkowego powinny więc stosować przepisy ustawy i starannie wywiązywać się z istniejących obowiązków. Konsekwencje zaniechania mogą okazać się bardzo dotkliwe.
Dodatkowo na osobę, która jest odpowiedzialna w biurze rachunkowym za wykonanie obowiązków określonych w ustawie AML może zostać nałożona bardzo wysoka kara pieniężna. Między innymi za niedopełnianie obowiązku sporządzania oceny ryzyka czy brak wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej na taką osobę może zostać nałożona kara w wysokości do 1 000 000 zł. W dalszej części artykułu przedstawione zostaną pozostałe sytuacje, które mogą skutkować karą pieniężną.
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
Obecnie nie każde biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną. Przepisy ustawy AML do tej kategorii zaliczają podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Do ksiąg rachunkowych nie można zaliczyć podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy też ewidencji VAT. W ordynacji podatkowej księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz rejestry i ewidencje zostały zaliczone do ksiąg podatkowych. Instytucją obowiązaną są jedynie te podmioty, które usługowo prowadzą księgi rachunkowe. I dopiero w takiej sytuacji biuro rachunkowe powinno zastosować szczególne rozwiązania przewidziane w ustawie AML.
Jak biuro rachunkowe może uniknąć kary
Biuro rachunkowe, w celu uniknięcia dotkliwych konsekwencji musi podjąć określone działania. W pierwszej kolejności powinna zostać wyznaczona osoba zajmująca kierownicze stanowisko wyższego szczebla odpowiedzialna za realizowanie obowiązków określonych w ustawie AML. Jeżeli biuro działa jako spółka w której jest zarząd, jeden z członków zarządu jest osobą odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków ustawowych. W większości biura rachunkowe działają jednak jako osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub jednoosobowe spółki z o.o. W takich przypadkach wszystkie obowiązki ciążą na właścicielu biura rachunkowego. Kluczową sprawą dla biura rachunkowego jest rozpoznanie ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Wobec swoich klientów biuro ma obowiązek stosować tzw. środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF). Decyzję o tym jaka powinna być ich intensywność powinna zależeć od rozpoznanego w odniesieniu do danego klienta ryzyka.
W zależności od tego, jak wysokie jest ryzyko rozpoznane przez biuro rachunkowe w odniesieniu do danego klienta, powinny zostać podjęte odpowiednie działania. Ryzyko powinno więc zostać poddane ocenie i dopiero od tej oceny zależeć będzie jakie ŚBF powinny zostać zastosowane. Zarówno samo rozpoznanie ryzyka, jego ocena oraz zastosowanie ŚBF muszą zostać przez biuro rachunkowe udokumentowane. Dokumentacja powinna być przechowywana przez okres 5 lat.
Ryzyko i jego ocena
Postępowanie biura rachunkowego powinno być uzależnione od tego jak oceni ono ryzyko prania pieniędzy związane z transakcjami i stosunkami z klientami. W szczególności należy uwzględnić:
- rodzaj klienta,
- obszar geograficznego,
- rodzaj produktów, usług i sposobów ich dystrybucji,
- wartość przeprowadzonych transakcji,
- cel, regularność lub czas trwania stosunków gospodarczych.
Rodzaj klienta
Niższe ryzyko prania pieniędzy może wystąpić jeżeli klientem jest:
jednostka sektora finansów publicznych,
przedsiębiorstwo państwowe, spółka z większościowym udziałem Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub ich związków,
spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym albo spółka z większościowym udziałem takiej spółki.
O wyższym ryzyku prania pieniędzy może natomiast świadczyć to, że klient jest spółką w której wydano akcje na okaziciela, papiery wartościowe nie są dopuszczone do obrotu zorganizowanego, lub spółką, w której prawa z akcji lub udziałów są wykonywane przez podmioty inne niż akcjonariusze lub udziałowcy. Należy również zwrócić uwagę na nietypową lub nadmiernie złożoną strukturę własnościową klienta. W dokonaniu takiej analizy niezwykle pomocny jest dostępny publicznie na stronie https://crbr.podatki.gov.pl Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych.
Obszar geograficzny
Na niższe ryzyko prania pieniędzy może wskazywać miejsce zamieszkania lub siedziby klienta w państwie członkowskim UE, Norwegii, Islandii lub Liechtensteinie. Niższe ryzyko może wystąpić również, jeżeli klient jest rezydentem państwa określanego jako państwo o niskim poziomie korupcji lub działalności przestępczej. Jedną z organizacji zajmujących się oceną poziomu korupcji jest Transparency International. Zgodnie z publikowanym przez nią corocznie Corruption Perception Index do państw o niskim poziomie korupcji należą miedzy innymi: Nowa Zelandia, Australia, Szwajcaria, Wielka Brytania, Kanada, Japonia czy też USA. Nie tylko siedziba czy miejsce zamieszkania w tych krajach może wskazywać na niższe ryzyko prania pieniędzy. Może o tym świadczyć również dokonywanie transakcji lub powiązanie stosunków gospodarczych z tymi państwami.
Analogicznie, wyższe ryzyko prania pieniędzy może wystąpić jeżeli stosunki gospodarcze lub transakcje są powiązane z państwami wysokiego ryzyka, o wysokim poziomie korupcji lub pozostałej przestępczości, a także państw na które ONZ lub UE nałożyła sankcje.
Pozostałe kryteria
Na niskie ryzyko prania pieniędzy mogą wskazywać zawarte umowy ubezpieczenia, gdy składka roczna nie przekracza równowartości 1500 euro lub jednorazowo 3500 euro, w odniesieniu do każdego ubezpieczonego jeżeli ubezpieczenie ma charakter grupowy. Na niższe ryzyko może także wskazywać przystąpienie i uczestnictwo w pracowniczym programie emerytalnym, uczestnictwo w pracowniczym planie kapitałowym, zawarcie umowy i gromadzenie oszczędności na indywidualnym koncie emerytalnym lub indywidualnym koncie zabezpieczenia emerytalnego.
O wyższym ryzyku prania pieniędzy może natomiast świadczyć nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach, korzystanie z usług lub produktów sprzyjających anonimowości lub utrudniających jego identyfikację, nawiązywanie i utrzymywanie stosunków gospodarczych i przeprowadzanie transakcji bez fizycznej obecności klienta, zlecanie transakcji której beneficjentem jest klient przez nieznane lub niepowiązane z klientem podmioty trzecie, oferowanie nowych produktów lub usług lub oferowanie produktów lub usług przy zastosowaniu nowych kanałów dystrybucji.
Napisz do Nas jeżeli chcesz otrzymać bezpłatnie specjalnie opracowaną Wewnętrzną Procedurę do stosowania w Twoim Biurze Rachunkowym wraz z wzorami dokumentów oraz praktycznym poradnikiem.